Schweizer Rechnung und QR-Rechnung: die vollständige Checkliste

Aktueller Stand, geprüft am 20. Juli 2026: Für neu erzeugte Schweizer QR-Rechnungen gilt die SIX Implementation Guideline 2.3. Seit November 2025 sind strukturierte Adressen Pflicht. Version 2.4 gilt ab 14. November 2026. Für CHF ändert sie technisch nichts; bei EUR sind dann nur eine normale IBAN mit SCOR-Referenz oder eine normale IBAN mit unstrukturierter Mitteilung möglich. SIX unterstützt Version 2.3 noch bis November 2027.

Eine gute Schweizer Rechnung hat zwei Ebenen: Der Rechnungsteil dokumentiert die Leistung und erfüllt gegebenenfalls die mehrwertsteuerlichen Anforderungen. Der optionale QR-Zahlteil macht die Zahlung und Zuordnung einfacher. Ein korrekter Swiss QR Code repariert keine unvollständige Rechnung – und eine vollständige Rechnung braucht nicht automatisch einen QR-Zahlteil.

Die Rechnung in zwei Minuten prüfen

Mehrwertsteuerliche Basis

Artikel 26 des Schweizer Mehrwertsteuergesetzes verlangt grundsätzlich:

• Name und Ort des Leistungserbringers, wie er im Geschäftsverkehr auftritt;
• den Hinweis auf die MWST-Registrierung und die MWST-Nummer, sofern registriert;
• Name und Ort des Leistungsempfängers;
• Datum oder Zeitraum der Leistung, falls nicht mit dem Rechnungsdatum identisch;
• Art, Gegenstand und Umfang der Leistung;
• das Entgelt;
• den anwendbaren Steuersatz und Steuerbetrag. Ist die MWST im Preis enthalten, genügt die Angabe des Satzes.

Die Rechtsgrundlage ist Art. 26 MWSTG. Das KMU-Portal des Bundes fasst dieselben Punkte praxisnah zusammen.

Für eine klare und einziehbare Rechnung zusätzlich sinnvoll

Diese Angaben sind starke betriebliche Praxis, aber nicht alle stehen in der Aufzählung von Art. 26 MWSTG:

• eindeutige Bezeichnung als Rechnung;
• einmalige Rechnungsnummer;
• Rechnungsdatum;
• Fälligkeitsdatum oder klare Zahlungsfrist;
• Kunden-, Bestell- oder Projektreferenz;
• übersichtliche Positionen, Rabatte, Zwischensummen und Total;
• Währung, Zahlungsangaben und Kontaktmöglichkeit.

Die Unterscheidung ist wichtig: «sinnvoll» ist nicht dasselbe wie «für jede Rechnung gesetzlich vorgeschrieben».

MWST-Nummer und aktuelle Sätze

Die offizielle Schweizer MWST-Nummer besteht aus der UID und einem Sprachzusatz, zum Beispiel CHE-123.456.789 MWST. Zulässig sind MWST, TVA oder IVA; VAT ist kein offizieller Schweizer Zusatz. Die ESTV erklärt das UID-Format.

Wer nicht für die MWST registriert ist, darf auf der Rechnung keine MWST ausweisen. Wer sie ohne Berechtigung oder zu hoch ausweist, kann den ausgewiesenen Betrag schulden; siehe Art. 27 MWSTG.

Am Prüftag gelten 8,1 % als Normalsatz, 2,6 % als reduzierter Satz und 3,8 % für qualifizierte Beherbergungsleistungen. Welcher Satz oder welche Ausnahme auf einen konkreten Umsatz zutrifft, ist eine separate Steuerfrage. Prüfe deshalb die aktuelle Übersicht der ESTV, statt einen alten Satz aus einer Vorlage zu übernehmen.

Brauche ich eine QR-Rechnung?

Nein, nicht allein deshalb, weil du in der Schweiz eine Rechnung stellst. Der QR-Zahlteil ist ein Schweizer Zahlungsstandard. Er ersetzt weder den Rechnungstext noch die Prüfung der MWST-Behandlung. Andere Zahlungswege wie eine gewöhnliche Banküberweisung oder eBill können ebenfalls passend sein.

Eine QR-Rechnung besteht aus dem Zahlteil und dem Empfangsschein. Die Zahlungsdaten stehen sowohl im Swiss QR Code als auch lesbar daneben. So kann die zahlende Person den Scan kontrollieren oder die Daten manuell eingeben. Die technische Quelle ist die laufend gepflegte QR-Rechnungsseite von SIX.

Die richtige Konto- und Referenzkombination

Unter der aktuell gültigen Version 2.3 gibt es drei Kombinationen:

Konto	Referenz	Verwendung
QR-IBAN	QRR / QR-Referenz	Schweizer Zuordnung mit genau 27 Ziffern inklusive Prüfziffer
Normale IBAN	SCOR	Internationale Creditor Reference mit RF und Prüfziffern
Normale IBAN	NON	Keine strukturierte Referenz; eine unstrukturierte Mitteilung kann den Zweck nennen

Die Kombinationen sind verbindlich: Eine QR-Referenz gehört zu einer QR-IBAN. SCOR oder keine strukturierte Referenz gehören zu einer normalen IBAN. Deine Bank vergibt beziehungsweise bestätigt die QR-IBAN und die Verarbeitung der Zahlungseingänge.

EUR-Änderung ab 14. November 2026

Version 2.4 beschränkt QR-IBAN plus QR-Referenz auf CHF. Eine EUR-QR-Rechnung verwendet dann eine normale IBAN mit SCOR-Referenz oder eine normale IBAN mit unstrukturierter Mitteilung. CHF-Rechnungen benötigen laut SIX keine technische Anpassung. Version 2.3 verschwindet nicht am Stichtag; SIX hat eine Übergangsunterstützung bis November 2027 angekündigt. Trotzdem sollten neu erzeugte EUR-Zahlteile ab Inkrafttreten 2.4 entsprechen. Details stehen in der Implementation Guideline 2.4.

Strukturierte Adressen sind bereits Pflicht

Seit 22. November 2025 dürfen neu erzeugte Swiss QR Codes nur strukturierte Adressen verwenden. Speichere deshalb getrennt:

• Name oder Firma;
• Strasse oder Postfach;
• Hausnummer;
• Postleitzahl;
• Ort;
• zweistelligen ISO-Ländercode.

Beim Zahlungsempfänger müssen Name, PLZ, Ort und Land vorhanden sein; der Name muss zum Kontoinhaber passen. Die zahlungspflichtige Person ist im QR-Datenmodell technisch optional. Wenn sie enthalten ist, muss auch ihre Adresse strukturiert sein. Das ändert nichts daran, dass der Rechnungsempfänger auf einer MWST-Rechnung grundsätzlich identifizierbar sein muss. Technisches Datenmodell und Steueranforderung bleiben getrennte Ebenen.

PDF, Papier und Online-Anzeige

PDF für digitale Zahlung

Eine PDF-QR-Rechnung eignet sich direkt für Mobile- und E-Banking. Wird sie für einen Postschalter oder einen papiergebundenen Zahlungsauftrag ausgedruckt, gelten zusätzlich die physischen Anforderungen. Im PDF müssen Trennlinien sowie ein Scherensymbol oder die Anweisung «Vor der Einzahlung abzutrennen» erscheinen.

Papier für alle Kanäle

Der vollständige Zahlungsteil ist 210 × 105 mm gross: links der Empfangsschein mit 62 × 105 mm, rechts der Zahlteil im Format A6 quer mit 148 × 105 mm. Er sitzt am unteren Rand der Rechnung oder wird als eigene Einheit beigelegt. Für die papiergebundene Verarbeitung verlangt SIX unter anderem weisses, ungestrichenes, nicht reflektierendes Papier mit 80–100 g/m² sowie Perforationen an den Trennstellen. Die Rückseite bleibt unbedruckt. Der SIX Style Guide ist die kompakte Layoutreferenz.

Nur online angezeigt

In einem Online-Kanal darf der Empfangsschein fehlen, solange mindestens der Zahlteil angezeigt wird. Kundinnen und Kunden müssen aber die vollständige QR-Rechnung inklusive Empfangsschein für eine Papiernutzung beziehen können.

Technische Qualitätskontrolle

Ein Swiss QR Code ist kein gewöhnlicher QR-Code mit hineinkopierter IBAN. Unter anderem sind Fehlerkorrekturstufe M, eine Druckgrösse von 46 × 46 mm, eine Schutzzone und das offizielle Schweizerkreuz vorgegeben. Prüfe vor dem produktiven Versand:

• passt die Konto-Referenz-Kombination;
• stimmen lesbarer Text und QR-Daten überein;
• sind Gläubiger- und gegebenenfalls Schuldneradresse strukturiert;
• ist die Währungsversion am Versanddatum zulässig;
• bleibt der Code bei 100 % Druckgrösse lesbar;
• funktionieren Testscans in repräsentativen Banking-Apps;
• besteht ein Test mit dem von SIX verlinkten Validierungsportal.

Eine visuelle Kontrolle allein beweist nicht, dass alle Daten und Prüfziffern korrekt sind.

Mit dem SIX-Validierungsportal gegenprüfen

Das kostenlose, von SIX verlinkte Validierungsportal für Swiss QR Codes ist für Softwareanbieter und Rechnungssteller als Selbstkontrolle gedacht. Nach der Registrierung kannst du entweder die QR-Datenstruktur als Textdatei oder den bereits erzeugten Swiss QR Code als Bilddatei (jpg, png oder img) gegen die Implementation Guidelines prüfen.

Eine vollständige PDF-Rechnung lässt sich nicht hochladen. Schneide dafür nur den QR-Code als Bild aus. Ein grünes Resultat «Validierung abgeschlossen» bedeutet laut SIX-Anleitung, dass die Datei geprüft wurde und das Portal keine Fehler gefunden hat. Rot meldet erkannte Fehler; «Validierung fehlgeschlagen» bedeutet, dass gar keine Prüfung und kein Protokoll erstellt werden konnten.

Verwende im Portal ausschliesslich fiktive, anonymisierte oder synthetische Testdaten. Die Nutzungsbedingungen verbieten echte und historische Bankkundendaten. Das Resultat prüft den QR-Inhalt beziehungsweise das QR-Bild, nicht das Rechnungslayout oder den MWST-Inhalt, und garantiert keine Verarbeitung durch jede Bank. SIX weist zudem darauf hin, dass verschiedene Scanner sowie Software und Hardware zu abweichenden Ergebnissen führen können. Prüfe deshalb zusätzlich den sichtbaren Zahlteil, die tatsächliche PDF- und Druckgrösse sowie Scans mit den Banking-Apps, die deine Kundschaft verwendet.

Aufbewahrung und elektronische Rechnungen

Eine elektronische Signatur ist nicht pauschal vorgeschrieben. Echtheit und Unverändertheit müssen nachvollziehbar sein; dazu können Bestellungen, Lieferscheine, Buchung und Zahlung sowie ein verlässliches internes Kontrollsystem beitragen. Das KMU-Portal zur Rechnungsstellung erläutert die Beweisfreiheit.

Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren, gerechnet ab Ende des betreffenden Geschäftsjahrs. Papier und elektronische Aufbewahrung sind möglich, wenn Zusammenhang, Lesbarkeit und bei veränderbaren Speichern die Nachvollziehbarkeit von Änderungen erhalten bleiben. Massgeblich sind unter anderem Art. 958f OR und die Bundesinformationen zur elektronischen Buchführung.

Die vollständige Versand-Checkliste

• Lieferant mit Geschäftsadresse korrekt bezeichnet
• Offizielle MWST-Nummer nur bei Registrierung angegeben
• Rechnungsempfänger mit Name und Ort identifizierbar
• Leistungsdatum oder -zeitraum festgehalten
• Art, Gegenstand und Umfang verständlich beschrieben
• Entgelt, anwendbarer MWST-Satz und Steuerbetrag korrekt
• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Total, Währung und Zahlungsfrist ergänzt
• QR-IBAN/IBAN und Referenztyp korrekt kombiniert
• Adressen im Swiss QR Code strukturiert
• CHF- oder EUR-Variante gegen die am Versanddatum gültige Guideline geprüft
• Menschenlesbare Zahlungsdaten stimmen mit QR-Daten überein
• PDF- und Papierlayout bei tatsächlicher Grösse getestet
• Swiss QR Code im SIX-Portal validiert und testweise mit einer Banking-App gescannt
• Rechnung und Audit Trail korrekt archiviert

Grenzen dieser Checkliste

Diese Übersicht ist allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Grenzüberschreitende Leistungen, ausgenommene oder optierte Umsätze, Gutschriften, mehrere Steuersätze und die Frage der MWST-Pflicht können zusätzliche Regeln auslösen. Kläre Zweifelsfälle mit der ESTV oder einer qualifizierten Treuhand- beziehungsweise Steuerfachperson; bestätige QR-IBAN und Zahlungsreporting mit deiner Bank.

Änderungsprotokoll und Primärquellen

• 20. Juli 2026: Erstveröffentlichung auf Basis von IG 2.3; publizierte EUR-Änderung von IG 2.4 und SIX-Validierungsablauf ergänzt.

Die zentralen Quellen sind SIX QR-Rechnung, SIX-Validierungsportal und Werkzeuge, IG QR-bill 2.3, IG QR-bill 2.4, Art. 26–27 MWSTG und die aktuellen MWST-Sätze der ESTV.