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Modèle de note de frais gratuit

Téléchargez la note de frais pour Excel, ou en PDF à imprimer et remplir à la main. C’est gratuit et sans compte.

Excel (.xlsx) PDF à imprimer
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Note de frais

Nom
Période
Projet
DateDescriptionCatégorieMontant
Total

Ce que contient une note de frais

Les règles de remboursement et le traitement fiscal des frais varient selon le pays et la politique de l’entreprise. Suivez votre règlement et demandez à votre fiduciaire ou expert-comptable en cas de doute.

Nom et période
Qui demande le remboursement et quelles semaines ou quel mois la note couvre.
Projet ou client
À quoi les frais se rapportent, surtout si une partie est refacturée à un client.
Date et description
Une ligne par dépense, avec le jour et l’objet.
Catégorie
Déplacement, hébergement, repas, matériel ou les catégories prévues par votre règlement.
Montant et devise
Le montant du justificatif. Pour une devise étrangère, ajoutez le montant converti et le taux utilisé.
Kilomètres
Pour les trajets avec votre voiture, la distance et le taux au kilomètre fixé par l’entreprise ou les règles locales.
Justificatifs
Un justificatif par ligne, numéroté pour correspondre à sa ligne.
Total et validation
La somme à rembourser et, si l’entreprise l’exige, une signature ou une validation.

Comment utiliser le modèle de note de frais

  1. 1

    Choisissez Excel ou PDF

    Remplissez à l’écran avec Excel, ou imprimez le PDF et écrivez à la main.

  2. 2

    Rassemblez vos justificatifs

    Réunissez tous les justificatifs de la période et triez-les par date. Photographiez ou scannez les tickets papier pour ne rien perdre.

  3. 3

    Une ligne par dépense

    Saisissez pour chaque justificatif la date, la description, la catégorie et le montant, puis vérifiez le total.

  4. 4

    Remettez-la avec les justificatifs

    Envoyez la note et les justificatifs à la personne qui valide, ou refacturez les frais à votre client.

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Questions et réponses

Le modèle de note de frais est-il gratuit ?

Oui. Vous le téléchargez sans compte et l’utilisez pour vous ou votre équipe aussi souvent que vous le voulez.

Puis-je l’utiliser pour des frais de déplacement ?

Oui. Saisissez trajets, hébergement et repas comme catégories distinctes. Les forfaits de repas et les indemnités kilométriques dépendent de l’entreprise et du pays, vérifiez donc lesquels s’appliquent.

Combien de temps garder les justificatifs ?

Conservez l’original ou une copie lisible de chaque justificatif. La durée dépend du pays et atteint souvent plusieurs années, demandez à votre expert-comptable si vous avez un doute.

Comment déclarer des frais en devise étrangère ?

Indiquez le montant payé dans la devise d’origine, puis le montant converti et le taux utilisé, par exemple celui de votre relevé de carte.

Comment refacturer des frais à un client ?

Repérez les frais qui concernent un client et ajoutez-les à la facture comme lignes distinctes. Votre accord précise si vous pouvez ajouter une majoration.

Des frais qui arrivent sur la facture

Dans Buezli, vous saisissez les frais par projet avec une catégorie et téléversez le justificatif en PDF, PNG ou JPEG. Les kilomètres sont calculés à partir de la distance et du taux, et les frais facturables rejoignent la prochaine facture. CHF 99 par utilisateur actif et par an, 30 jours d’essai sans carte de crédit.

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