buezli.app

Spesenabrechnung Vorlage für Excel und PDF

Lade die Spesenabrechnung für Excel herunter, oder als PDF zum Ausdrucken und Ausfüllen von Hand. Kostenlos und ohne Konto.

Excel (.xlsx) PDF zum Ausdrucken
[Logo]

Spesenabrechnung

Name
Zeitraum
Projekt
DatumBeschreibungKategorieBetrag
Total

Was in eine Spesenabrechnung gehört

Regeln für Spesen und deren steuerliche Behandlung hängen von Land und Spesenreglement ab. Halte dich an dein Reglement und frag im Zweifel deine Treuhand.

Name und Zeitraum
Wer abrechnet und welche Wochen oder welchen Monat die Abrechnung abdeckt.
Projekt oder Kunde
Wohin die Kosten gehören, vor allem wenn du einen Teil davon an einen Kunden weiterverrechnest.
Datum und Beschreibung
Eine Zeile pro Ausgabe, mit dem Tag und dem Zweck.
Kategorie
Reise, Übernachtung, Verpflegung, Material oder die Kategorien, die euer Reglement vorsieht.
Betrag und Währung
Der Betrag auf dem Beleg. Bei Fremdwährungen zusätzlich der umgerechnete Betrag und der verwendete Kurs.
Kilometer
Für Fahrten mit dem eigenen Auto die Strecke und der Satz pro Kilometer, den Firma oder lokale Regeln festlegen.
Belege
Zu jeder Zeile gehört ein Beleg. Nummeriere sie, damit jeder Beleg zu seiner Zeile passt.
Total und Freigabe
Die Summe, die erstattet wird, und falls nötig eine Unterschrift oder Freigabe.

So nutzt du die Spesenabrechnung Vorlage

  1. 1

    Excel oder PDF wählen

    In Excel füllst du am Bildschirm aus, das PDF druckst du aus und schreibst von Hand.

  2. 2

    Belege sammeln

    Nimm alle Belege des Zeitraums und sortiere sie nach Datum. Fotografiere oder scanne Papierbelege, damit keiner verloren geht.

  3. 3

    Eine Zeile pro Ausgabe

    Trag für jeden Beleg Datum, Beschreibung, Kategorie und Betrag ein und prüf danach das Total.

  4. 4

    Mit Belegen einreichen

    Schick Abrechnung und Belege an die Person, die freigibt, oder verrechne die Kosten an deinen Kunden weiter.

Passt dazu

Fragen und Antworten

Ist die Spesenabrechnung Vorlage kostenlos?

Ja. Du lädst sie ohne Konto herunter und nutzt sie für dich oder dein Team, so oft du willst.

Eignet sich die Vorlage als Reisekostenabrechnung?

Ja. Fahrten, Übernachtungen und Verpflegung erfasst du als eigene Kategorien. Pauschalen für Verpflegung und Kilometer hängen von Firma und Land ab, prüf also, welche für dich gelten.

Wie lange muss ich Belege aufbewahren?

Bewahre das Original oder eine gut lesbare Kopie jedes Belegs auf. Wie lange, hängt vom Land ab und sind oft mehrere Jahre. Frag deine Treuhand, wenn du unsicher bist.

Wie rechne ich Spesen in Fremdwährung ab?

Trag den bezahlten Betrag in der Originalwährung ein, dazu den umgerechneten Betrag und den verwendeten Kurs, zum Beispiel aus der Kreditkartenabrechnung.

Wie verrechne ich Spesen an einen Kunden weiter?

Markiere die Spesen, die zu einem Kunden gehören, und führ sie auf der Rechnung als eigene Positionen auf. Ob du einen Zuschlag verrechnen darfst, steht in eurer Vereinbarung.

Spesen, die auf der Rechnung landen

In Buezli erfasst du Spesen pro Projekt mit Kategorie und lädst den Beleg als PDF, PNG oder JPEG hoch. Kilometer werden aus Strecke und Satz berechnet, und verrechenbare Spesen kommen auf die nächste Rechnung. CHF 99 pro aktivem Benutzer und Jahr, 30 Tage gratis ohne Kreditkarte.

30 Tage kostenlos Keine Kreditkarte Jederzeit kündbar