Ore fatturabili e non fatturabili: cosa registrare, cosa fatturare e come trasformarle in fattura
Quali ore puoi fatturare al cliente, perché anche le altre vanno registrate, come leggere la tua quota fatturabile e come il tempo registrato diventa righe di fattura, con schermate reali di buezli.app.
Aggiornato il 9 Ottobre 2026 6 minuti di lettura
Le ore fatturabili sono quelle che puoi mettere nella fattura di un cliente. Le ore non fatturabili sono tutto il resto che serve per mandare avanti l’attività: amministrazione, acquisizione clienti, progetti interni e le rilavorazioni che preferisci non fatturare.
Entrambe vanno registrate. Quelle fatturabili pagano le fatture di questo mese. Le altre spiegano perché certi mesi sembrano pieni ma portano meno incassi.
Gli screenshot mostrano buezli.app con i dati di esempio di uno studio inventato di tre persone a Berlino che fattura 120 € l’ora. I numeri sono inventati, le schermate sono il prodotto reale.
Cosa è di solito fatturabile
Non lo decide una legge, ma il tuo contratto. Nella pratica, la maggior parte dei piccoli studi e dei freelance divide così:
| Di solito fatturabile | Di solito non fatturabile | Da concordare prima |
|---|---|---|
| Design, testi, sviluppo per il cliente | Contabilità e fatturazione | Tempo di viaggio |
| Riunioni e chiamate richieste dal cliente | Acquisizione, preventivi, presentazioni | Chiamate ed e-mail brevi |
| Gestione del progetto del cliente | Formazione e strumenti interni | Correggere i propri errori |
| Modifiche richieste dal cliente | Rilavorazioni causate da te | Attesa del feedback del cliente |
È la colonna di destra a creare più discussioni. Scrivila nel preventivo o nel contratto: «I trasferimenti in città non vengono fatturati», «Le modifiche dopo il secondo giro di feedback sono fatturate alla tariffa oraria». Poi la registrazione del tempo deve solo seguire ciò che avete concordato.
Decidere per progetto, poi per attività
In buezli.app la decisione si prende una volta per progetto, così nessuno ci deve pensare mentre registra il tempo:
- Tempo e materiali fattura le ore registrate a una tariffa oraria. La tariffa può venire dal progetto, dall’attività o dalla persona.
- Compenso fisso fattura un importo concordato. Le ore vengono comunque registrate per vedere se il prezzo ha retto.
- Non fatturabile serve per il lavoro interno. Il tempo conta nei report ma non arriva mai su una fattura.
In un progetto fatturabile ogni attività ha la sua casella. Nel progetto qui sopra, «Rilavorazione» non è spuntata. Chi corregge un proprio errore registra comunque l’ora, solo che non compare mai sulla fattura.
Registrare entrambe nello stesso foglio ore
Se il tempo interno sta da un’altra parte, o da nessuna parte, manca metà del quadro. Nella settimana qui sopra una persona ha registrato 35:45 ore:
- 22:15 ore di lavoro per i clienti fatturabile,
- 6:00 ore di amministrazione,
- 6:30 ore di acquisizione clienti,
- 1:00 ora di rilavorazione su un progetto cliente, registrata ma non fatturabile.
Sono 13:30 ore, più di un terzo della settimana, che nessun cliente paga direttamente. Non è un problema: qualcuno deve scrivere i preventivi e inviare le fatture. Ma deve essere compreso nella tariffa oraria.
La tua quota fatturabile
La quota fatturabile è il rapporto tra ore fatturabili e tutte le ore registrate. Nell’esempio sono 321:15 su 412:00 ore, cioè il 78 %.
Non esiste un numero giusto per tutti. Una freelance che si occupa anche di tutta l’acquisizione avrà una quota più bassa di uno sviluppatore in un team con un project manager. L’importante è conoscere il proprio numero e che la tariffa oraria lo copra. Se ti servono 6000 € al mese e fatturi il 78 % di 140 ore, la tua tariffa deve essere di circa 55 €, non 43 €.
Il report mostra anche una cosa che spesso sorprende: il progetto a compenso fisso «Identità di marca» ha 121 ore fatturabili ma nessun importo fatturabile. Quelle ore sono state pagate con il compenso fisso. Dividi il compenso per le ore e sai quanto ha reso davvero il progetto all’ora.
Dalle ore alle righe di fattura
A fine mese o dopo una milestone, la vista «Lavoro non fatturato» elenca ogni registrazione fatturabile che non è ancora in una fattura, per cliente e progetto. Le registrazioni non fatturabili e i progetti a compenso fisso non compaiono, quindi non c’è nulla da filtrare a mano.
Scegli tu come le registrazioni diventano righe: una riga per registrazione, oppure raggruppate per attività o per progetto. Poi buezli.app crea una bozza di fattura e segna le registrazioni come fatturate, così non possono essere fatturate due volte.
Raggruppata per attività, questa bozza ha tre righe: 2,5 ore di gestione del progetto, 32 ore di design e 35 ore di sviluppo. Le descrizioni delle registrazioni vengono raccolte in ogni riga, così il cliente vede a cosa sono servite le ore.
Attenzione alla virgola
Il foglio ore conta in ore e minuti, la fattura in ore decimali. 1:45 sono 1,75 ore, non 1,45. 2:30 sono 2,5. Copiare a mano le ore in un foglio di calcolo è il modo più comune per fatturare meno del dovuto. buezli.app converte automaticamente, ma controlla se sposti numeri tra strumenti diversi.