Abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden: was du erfasst, was du verrechnest und wie daraus eine Rechnung wird
Welche Stunden du der Kundschaft verrechnen kannst, warum die anderen trotzdem in die Zeiterfassung gehören, wie du deinen abrechenbaren Anteil liest und wie aus erfasster Zeit Rechnungspositionen werden, gezeigt mit echten Ansichten aus buezli.app.
Aktualisiert am 9. Oktober 2026 5 Minuten Lesezeit
Abrechenbare Stunden sind die Stunden, die du auf eine Kundenrechnung schreiben kannst. In der Schweiz sagt man meist «verrechenbar», gemeint ist dasselbe. Nicht abrechenbare Stunden sind alles andere, was es für den Betrieb braucht: Administration, Verkauf, interne Projekte und die Nacharbeit, die du lieber nicht verrechnest.
Beide gehören in die Zeiterfassung. Die abrechenbaren bezahlen die Rechnungen dieses Monats. Die anderen erklären, warum sich manche Monate voll anfühlen und trotzdem weniger Umsatz bringen.
Die Screenshots zeigen buezli.app mit Beispieldaten eines erfundenen Studios mit drei Leuten in Berlin, das 120 € pro Stunde verrechnet. Die Zahlen sind erfunden, die Ansichten sind das echte Produkt.
Was meistens abrechenbar ist
Das regelt kein Gesetz, sondern dein Vertrag. In der Praxis teilen die meisten kleinen Studios und Selbstständigen so auf:
| Meistens abrechenbar | Meistens nicht abrechenbar | Vorher vereinbaren |
|---|---|---|
| Design, Text, Entwicklung für die Kundschaft | Buchhaltung und Rechnungen | Reisezeit |
| Meetings und Calls, die die Kundschaft wünscht | Verkauf, Offerten, Pitches | Kurze Calls und E-Mails |
| Projektleitung im Kundenprojekt | Weiterbildung und interne Tools | Eigene Fehler korrigieren |
| Änderungen auf Wunsch der Kundschaft | Nacharbeit, die du verursacht hast | Warten auf Feedback |
Die rechte Spalte sorgt für die meisten Diskussionen. Schreib sie in die Offerte oder den Vertrag: «Reisezeit innerhalb der Stadt wird nicht verrechnet», «Änderungen nach der zweiten Feedbackrunde werden zum Stundensatz verrechnet». Dann muss die Zeiterfassung nur noch dem folgen, was ihr vereinbart habt.
Pro Projekt entscheiden, dann pro Aufgabe
In buezli.app entscheidest du das einmal pro Projekt, damit beim Erfassen niemand darüber nachdenken muss:
- Zeit & Material verrechnet erfasste Stunden zu einem Stundensatz. Der Satz kann vom Projekt, von der Aufgabe oder von der Person kommen.
- Pauschalpreis verrechnet einen vereinbarten Betrag. Die Stunden werden trotzdem erfasst, damit du siehst, ob der Preis aufgegangen ist.
- Nicht verrechenbar ist für interne Arbeit. Die Zeit zählt in den Auswertungen, landet aber nie auf einer Rechnung.
Innerhalb eines verrechenbaren Projekts hat jede Aufgabe ein eigenes Häkchen. Im Projekt oben ist «Nacharbeit» nicht angehakt. Wer einen eigenen Fehler korrigiert, erfasst die Stunde trotzdem, sie taucht nur nie auf der Rechnung auf.
Beides in derselben Wochenansicht erfassen
Wenn interne Zeit an einem anderen Ort liegt oder gar nicht erfasst wird, fehlt die Hälfte des Bildes. In der Woche oben hat eine Person 35:45 Stunden erfasst:
- 22:15 Stunden Kundenarbeit, die verrechnet werden kann,
- 6:00 Stunden Administration,
- 6:30 Stunden Akquise,
- 1:00 Stunde Nacharbeit in einem Kundenprojekt, erfasst, aber nicht verrechenbar.
Das sind 13:30 Stunden, mehr als ein Drittel der Woche, die keine Kundin direkt bezahlt. Das ist kein Problem. Jemand muss Offerten schreiben und Rechnungen verschicken. Aber es muss im Stundensatz drinstecken.
Dein abrechenbarer Anteil
Der abrechenbare Anteil sind die abrechenbaren Stunden geteilt durch alle erfassten Stunden. Im Beispiel sind es 321:15 von 412:00 Stunden, also 78 %.
Eine richtige Zahl für alle gibt es nicht. Wer als Selbstständige auch den ganzen Verkauf macht, landet tiefer als ein Entwickler in einem Team mit Projektleitung. Wichtig ist, dass du deine Zahl kennst und dein Stundensatz sie abdeckt. Brauchst du 6000 € im Monat und rechnest 78 % von 140 Stunden ab, muss dein Satz bei etwa 55 € liegen, nicht bei 43 €.
Die Auswertung zeigt noch etwas, das oft überrascht: Das Pauschalprojekt «Markenauftritt» hat 121 abrechenbare Stunden, aber keinen verrechenbaren Betrag. Diese Stunden sind über die Pauschale bezahlt. Teilst du die Pauschale durch die Stunden, weisst du, was das Projekt pro Stunde wirklich eingebracht hat.
Von Stunden zu Rechnungspositionen
Am Monatsende oder nach einem Meilenstein listet die Ansicht «Nicht abgerechnete Leistungen» jeden abrechenbaren Eintrag, der noch auf keiner Rechnung steht, pro Kunde und Projekt. Nicht verrechenbare Einträge und Pauschalprojekte erscheinen hier gar nicht, du musst also nichts von Hand herausfiltern.
Du wählst, wie aus den Einträgen Positionen werden: eine Position pro Eintrag oder gruppiert nach Aufgabe oder Projekt. Dann erstellt buezli.app einen Rechnungsentwurf und markiert die Einträge als verrechnet, damit sie nicht zweimal auf einer Rechnung landen.
Nach Aufgabe gruppiert hat dieser Entwurf drei Positionen: 2,5 Stunden Projektmanagement, 32 Stunden Design und 35 Stunden Entwicklung. Die Beschreibungen aus den Zeiteinträgen werden in jeder Position gesammelt, damit die Kundin sieht, wofür die Stunden waren.
Achtung beim Komma
Die Zeiterfassung rechnet in Stunden und Minuten, die Rechnung in Dezimalstunden. 1:45 sind 1,75 Stunden, nicht 1,45. 2:30 sind 2,5. Wer Stunden von Hand in eine Tabelle überträgt, verrechnet hier am häufigsten zu wenig. buezli.app rechnet automatisch um, prüf es aber, wenn du Zahlen zwischen Programmen hin und her kopierst.