Suivre le temps et les dépenses
Suivre les dépenses
Les dépenses appartiennent à un projet, une catégorie, un utilisateur et une date. Elles peuvent rester internes ou être répercutées au client avec d'autres travaux.
Créer une dépense et un reçu
Choisissez le projet, la catégorie et la date. Les catégories forfaitaires demandent un montant et une devise ; celles basées sur la quantité calculent la quantité multipliée par le tarif valable pour la devise du projet et la date.
- Ouvrez une dépense modifiable pour corriger le projet, la catégorie, la date, le montant forfaitaire et la devise ou la quantité, la note, la facturabilité et le reçu. Changer le projet, la catégorie ou la date d’une dépense basée sur la quantité recharge le tarif configuré.
- Une dépense basée sur la quantité conserve l’unité, le tarif et le total arrondi une seule fois. Les managers peuvent remplacer délibérément un tarif manquant ou exceptionnel.
- Ouvrez, remplacez ou supprimez délibérément un reçu existant.
Gérer les catégories de dépenses
L'onglet Catégories liste chaque catégorie de dépense dans l'espace de travail. Les managers peuvent créer, modifier, archiver et restaurer des catégories.
- Les nouveaux espaces de travail démarrent avec des catégories courantes dans la langue sélectionnée, comme déplacement, repas et logiciels. Chaque valeur par défaut peut être modifiée.
- Choisissez Montant forfaitaire lorsque le total de chaque dépense est saisi directement. Choisissez Selon la quantité pour le kilométrage ou les articles et définissez l’unité une seule fois.
- Une catégorie basée sur la quantité nécessite un tarif sans date de début pour chaque devise. La devise de l’espace est présélectionnée pour simplifier la saisie, mais ne remplace pas les autres devises.
- Ajoutez un tarif daté lorsque le prix change ; il s’applique à partir de cette date. Les catégories sont archivées et restaurées plutôt que supprimées définitivement ; après la première utilisation, leur mode de calcul et leur unité restent fixes.
Facturable et remboursé
Facturable contrôle si une dépense apparaît dans le travail non facturé. Les managers enregistrent le remboursement séparément, même lorsque la dépense est financièrement protégée.
- Les dépenses liées à une facture sont affichées comme facturées.
- Une dépense modifiable qui n’a pas été remboursée peut être supprimée définitivement. Annulez d’abord le remboursement.
- Les dépenses facturées, liées à une facture ou rattachées à un projet archivé conservent leur instantané financier et ne peuvent pas être supprimées.
Utiliser le rapport des dépenses
Filtrez par texte, client, projet, catégorie, utilisateur, facturabilité, remboursement, état de facturation, exception de tarif et plage de dates.
- Le résumé affiche le montant total et le montant facturable ouvert pour chaque monnaie.
- La liste des dépenses permet aux managers de marquer les dépenses sélectionnées comme facturées ou non. Le rapport détaillé permet aussi d’actualiser les tarifs configurés, de réinitialiser les dérogations, d’imposer un tarif dans la devise exacte et de modifier le remboursement. La sélection de page peut être étendue à tous les résultats filtrés.