Zeit und Ausgaben erfassen
Ausgaben erfassen
Ausgaben gehören zu einem Projekt, einer Kategorie, einem Benutzer und einem Datum. Sie können intern bleiben oder zusammen mit Leistungen an den Kunden weiterverrechnet werden.
Ausgabe und Beleg anlegen
Wähle Projekt, Ausgabenkategorie und Datum. Bei pauschalen Kategorien erfasst du Betrag und Währung; bei mengenbasierten wird die Menge mit dem für Projektwährung und Datum gültigen Tarif multipliziert.
- Öffne eine bearbeitbare Ausgabe, um Projekt, Kategorie, Datum, pauschalen Betrag und Währung oder Menge, Notiz, Verrechenbarkeit und Beleg zu korrigieren. Wenn du bei einer mengenbasierten Ausgabe Projekt, Kategorie oder Datum änderst, wird der hinterlegte Tarif neu geladen.
- Eine mengenbasierte Ausgabe speichert Einheit, Tarif und den einmal gerundeten Gesamtbetrag. Manager können einen fehlenden oder ausnahmsweisen Tarif bewusst überschreiben.
- Vorhandene Belege können geöffnet, ersetzt oder bewusst entfernt werden.
Ausgabenkategorien verwalten
Im Tab Kategorien siehst du alle Ausgabenkategorien des Arbeitsbereichs. Manager können Kategorien erstellen, bearbeiten, archivieren und wiederherstellen.
- Neue Arbeitsbereiche starten mit üblichen Kategorien in der gewählten Sprache, zum Beispiel Reisen, Verpflegung und Software. Alle Vorgaben lassen sich anpassen.
- Wähle Pauschal, wenn der Gesamtbetrag jeder Ausgabe direkt erfasst wird. Wähle Nach Menge für Kilometer oder Stück und lege die Einheit einmalig fest.
- Eine mengenbasierte Kategorie braucht pro Währung einen Tarif ohne Startdatum. Die Kontowährung ist nur zur Vereinfachung vorausgewählt und kein Ersatz für andere Währungen.
- Ergänze bei einer Preisänderung einen datierten Tarif; er gilt ab diesem Datum. Kategorien werden archiviert und wiederhergestellt statt endgültig gelöscht; nach der ersten Verwendung bleiben Berechnungsart und Einheit fest.
Verrechenbar und rückerstattet
Verrechenbar steuert, ob die Ausgabe bei offenen Leistungen erscheint. Manager erfassen Rückerstattungen separat, auch wenn eine Ausgabe finanziell geschützt oder archiviert ist.
- Mit einer Rechnung verknüpfte Ausgaben werden als abgerechnet geführt.
- Archivieren entfernt eine bearbeitbare Ausgabe aus der normalen Ansicht, ohne ihre Historie zu löschen; Wiederherstellen zeigt sie erneut.
- Ausgaben werden nie endgültig gelöscht. Abgerechnete, fakturierte, archivierte oder einem archivierten Projekt zugeordnete Ausgaben behalten ihren Finanzsnapshot.
Ausgabenbericht nutzen
Der detaillierte Bericht filtert nach Text, Kunde, Projekt, Kategorie, Benutzer, Verrechenbarkeit, Rückerstattung, Abrechnungsstatus, Satzausnahme und Zeitraum.
- Die Zusammenfassung zeigt Gesamtbetrag sowie offenen verrechenbaren Betrag in der jeweiligen Währung.
- Manager können hinterlegte Sätze aktualisieren, Überschreibungen zurücksetzen, einen Satz in der exakten Währung setzen, Rückerstattungen ändern oder Ausgaben als abgerechnet beziehungsweise nicht abgerechnet markieren. Die Seitenauswahl lässt sich auf alle Treffer erweitern.