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Zahlungserinnerung Vorlage für Word

Lade den Erinnerungsbrief für Word herunter oder kopiere einen der drei Texte unten in eine E-Mail. Kostenlos und ohne Konto.

Word (.docx)
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Zahlungserinnerung

Drei Mahntexte zum Kopieren

Freundliche Zahlungserinnerung

Einige Tage nach dem Fälligkeitsdatum

Betreff: Zahlungserinnerung zur Rechnung [Rechnungsnummer] Guten Tag [Name] Gerne erinnern wir Sie an unsere Rechnung [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] über [Betrag], fällig am [Fälligkeitsdatum]. Bei uns ist noch keine Zahlung eingegangen. Falls Sie bereits bezahlt haben, betrachten Sie diese Nachricht bitte als gegenstandslos. Andernfalls danken wir Ihnen für die Zahlung innert [Anzahl] Tagen. Eine Kopie der Rechnung liegt bei. Freundliche Grüsse [dein Name]

Mahnung

Etwa zwei Wochen nach der Zahlungserinnerung

Betreff: Mahnung zur Rechnung [Rechnungsnummer] Guten Tag [Name] Am [Datum der Erinnerung] haben wir Sie an unsere Rechnung [Rechnungsnummer] über [Betrag] erinnert, fällig am [Fälligkeitsdatum]. Die Zahlung ist bis heute nicht eingegangen. Bitte überweisen Sie den offenen Betrag bis [neue Frist] auf [IBAN], mit dem Vermerk [Rechnungsnummer]. Ist an der Rechnung etwas unklar oder möchten Sie eine Ratenzahlung vereinbaren, antworten Sie einfach auf diese E-Mail. Freundliche Grüsse [dein Name]

Letzte Mahnung

Wenn auch die Mahnung unbeantwortet bleibt

Betreff: Letzte Mahnung zur Rechnung [Rechnungsnummer] Guten Tag [Name] Trotz unserer Erinnerungen vom [Daten der Erinnerungen] ist die Rechnung [Rechnungsnummer] über [Betrag] noch offen. Bitte bezahlen Sie den vollen Betrag bis spätestens [letzte Frist]. Geht die Zahlung bis dahin nicht ein, leiten wir weitere Schritte ein. Soweit in unseren Bedingungen vereinbart, können Mahngebühren oder Verzugszinsen anfallen. Haben Sie inzwischen bezahlt, senden Sie uns bitte die Zahlungsbestätigung. Freundliche Grüsse [dein Name]

Was in eine Zahlungserinnerung gehört

Eine klare Erinnerung wird schneller bezahlt als eine vage. Regeln zu Gebühren, Zinsen und Inkasso sind je nach Land verschieden, klär sie mit deiner Treuhand oder einer Anwältin, bevor du sie ergänzt.

Rechnungsnummer und Datum
Damit der Kunde die Rechnung sofort findet.
Betrag und Fälligkeit
Der offene Betrag mit Währung und das ursprüngliche Fälligkeitsdatum.
Eine neue Frist
Ein konkretes Datum statt «so bald wie möglich». Sieben bis vierzehn Tage sind üblich.
Zahlungsangaben
Deine IBAN und die Referenz für die Zahlung, damit niemand sie suchen muss.
Eine Kopie der Rechnung
Leg die ursprüngliche Rechnung bei. Das spart eine Runde E-Mails.
Eine Kontaktmöglichkeit
Ein Name und ein direkter Kontakt, falls etwas unklar ist oder der Kunde eine Ratenzahlung vereinbaren will.

So nutzt du die Mahnung Vorlage

  1. 1

    Prüfen, ob die Zahlung wirklich fehlt

    Schau zuerst aufs Bankkonto. Manchmal kommen Zahlungen verspätet oder mit einer anderen Referenz.

  2. 2

    Die richtige Stufe wählen

    Beginn mit der freundlichen Zahlungserinnerung. Mahnung und letzte Mahnung folgen nur, wenn die vorherige Stufe unbeantwortet bleibt.

  3. 3

    Platzhalter ausfüllen

    Ersetze alles in eckigen Klammern, leg eine Kopie der Rechnung bei und schick den Text per E-Mail oder den Word-Brief per Post.

  4. 4

    Neue Frist notieren

    Halte fest, wann du gemahnt hast und welche Frist gilt, damit du weisst, wann du nachfasst.

Passt dazu

Fragen und Antworten

Wann schicke ich eine Zahlungserinnerung?

Üblich sind einige Tage nach dem Fälligkeitsdatum. Viele Kunden haben die Rechnung schlicht übersehen, die erste Erinnerung bleibt deshalb freundlich.

Was ist der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung?

Eine Zahlungserinnerung geht von einem Versehen aus und bittet höflich um Zahlung. Eine Mahnung ist bestimmter und setzt eine klare Frist, die letzte Mahnung nennt auch die Folgen. Schick sie erst nach mindestens einer Erinnerung.

Darf ich Mahngebühren oder Verzugszinsen verlangen?

Nur, wenn sie in deinen Bedingungen vereinbart oder dort, wo du arbeitest, zulässig sind. Die Regeln unterscheiden sich je nach Land, klär das mit deiner Treuhand oder einer Anwältin.

Ist die Zahlungserinnerung Vorlage kostenlos?

Ja. Du lädst den Word-Brief herunter oder kopierst die Texte, ohne Konto und so oft du willst.

Was tun, wenn der Kunde trotzdem nicht bezahlt?

Ruf an und frag, woran es liegt. Oft hilft eine Ratenzahlung. Wenn nicht, folgt das formelle Inkasso, in der Schweiz etwa die Betreibung, in Deutschland das gerichtliche Mahnverfahren.

Sehen, welche Rechnungen überfällig sind

Buezli markiert eine Rechnung als überfällig, sobald das Fälligkeitsdatum vorbei ist, und gruppiert offene Beträge nach Alter: 1 bis 30, 31 bis 60, 61 bis 90 und über 90 Tage. So siehst du sofort, wen du erinnern solltest. CHF 99 pro aktivem Benutzer und Jahr, 30 Tage gratis ohne Kreditkarte.

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