Rechnung auf Englisch schreiben: Begriffe, Reverse Charge und Währung
Ob du auf Englisch fakturieren darfst, welche Begriffe auf eine englische Rechnung gehören, welcher MwSt.-Hinweis bei Kunden in der EU und ausserhalb nötig ist und wie du Sprache und Währung pro Kunde festlegst, mit echten Ansichten aus buezli.app.
Aktualisiert am 9. Oktober 2026 6 Minuten Lesezeit
Mit der ersten Kundin im Ausland kommen meist drei Fragen auf einmal: Darf die Rechnung auf Englisch sein, gehört Mehrwertsteuer drauf, und in welcher Währung? Bei Dienstleistungen für Unternehmen sind die Antworten einfacher, als sie aussehen.
Die Screenshots zeigen buezli.app mit Beispieldaten: Ein Designstudio in Berlin stellt einem Studio in Amsterdam und einer Firma in Portland, Oregon, Rechnungen.
Darf die Rechnung auf Englisch sein?
Ja. Die EU-Mehrwertsteuerregeln schreiben keine Rechnungssprache vor. In Deutschland ist die Amtssprache zwar Deutsch, das Finanzamt kann aber nur bei Bedarf eine Übersetzung einzelner Rechnungen verlangen (§ 87 AO). Für Österreich gilt dieselbe EU-Grundlage. Die Wegleitung der Eidgenössischen Steuerverwaltung zählt auf, was auf eine Rechnung gehört, schreibt aber keine Sprache vor.
Die wichtigsten Begriffe
| Deutsch | Englisch |
|---|---|
| Rechnung | Invoice |
| Rechnungsnummer | Invoice number |
| Rechnungsdatum | Invoice date |
| Leistungsdatum, Leistungszeitraum | Date of supply, service period |
| Fällig am | Due date |
| Zahlungsbedingungen, zahlbar innert 30 Tagen | Payment terms, net 30 |
| USt-IdNr., UID | VAT ID, VAT number |
| Nettobetrag, Zwischensumme | Net amount, subtotal |
| Mehrwertsteuer | VAT |
| Rechnungsbetrag, offener Betrag | Total, amount due |
| Bankverbindung | Bank details (IBAN, BIC/SWIFT) |
| Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers | Reverse charge |
Sprache einmal pro Kunde festlegen
In buezli.app hat jeder Kunde eine Währung und eine Dokumentsprache. Neue Rechnungen und Offerten für diesen Kunden starten in dieser Sprache, Überschriften, Bezeichnungen und Datumsformat auf dem PDF sind also automatisch englisch. Deine eigenen Positionstexte werden nicht übersetzt, schreib sie also ebenfalls auf Englisch.
Mehrwertsteuer bei Dienstleistungen an Unternehmen in der EU
Erbringst du eine Dienstleistung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land, schuldet die Kundin die Mehrwertsteuer in ihrem Land. Das heisst Reverse Charge. Deine Rechnung:
- weist keine Mehrwertsteuer aus, der Satz ist also 0 %;
- sagt, dass die Kundin die Steuer schuldet;
- nennt deine USt-IdNr. und die der Kundin.
In Deutschland lautet der Pflichthinweis «Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers» (§ 14a UStG). Seit dem BMF-Schreiben vom 17. September 2025 darfst du die Angabe auch in einer anderen EU-Amtssprache machen, auf einer englischen Rechnung also «Reverse charge». In Österreich ist kein bestimmter Wortlaut vorgeschrieben, die Rechnung muss aber auf den Übergang der Steuerschuld hinweisen und beide UID-Nummern enthalten.
Zusätzlich meldest du solche Leistungen in der Zusammenfassenden Meldung, in Deutschland für Dienstleistungen vierteljährlich bis zum 25. des Folgemonats.
Kunden ausserhalb der EU
Bei den meisten Dienstleistungen an ein Unternehmen ausserhalb der EU liegt der Leistungsort im Land der Kundin, in Deutschland fällt also keine Umsatzsteuer an. Einen vorgeschriebenen Wortlaut gibt es dafür nicht. Schreib trotzdem einen kurzen Hinweis dazu, damit deine Buchhaltung und das Finanzamt sehen, warum die Steuer fehlt, zum Beispiel «Not subject to German VAT: place of supply outside Germany».
Schweizer Betriebe mit Kundschaft im Ausland
Erbringt ein Schweizer Betrieb eine Dienstleistung an ein Unternehmen im Ausland, fällt in der Regel keine Schweizer MWST an, weil die Leistung am Sitz der Empfängerin als erbracht gilt (Empfängerortsprinzip, Art. 8 MWSTG). Name, Adresse und Sitz der Kundin und eine genaue Beschreibung der Leistung auf der Rechnung dienen dir als Nachweis. Die Steuerverwaltung empfiehlt, den Ort der Leistung anzugeben. Weise auf keinen Fall versehentlich Schweizer MWST aus: Ausgewiesene Steuer ist geschuldet.
So richtest du es in buezli.app ein
- USt-IdNr. der Kundin: Schreib sie als letzte Zeile in die Adresse, zum Beispiel «VAT ID: NL123456789B01». Sie erscheint dann mit der Adresse.
- Deine USt-IdNr.: Einmal im Konto hinterlegen, sie steht unter deiner Adresse und in der Fusszeile.
- Steuersatz: Setz den Steuersatz der Rechnung auf 0 %. Das PDF zeigt dann keine Steuerzeile, darum ist der Hinweis wichtig.
- Hinweis: Schreib den Reverse-Charge- oder «nicht steuerbar»-Hinweis in die Bemerkungen. Bemerkungen werden beim Umwandeln einer Offerte übernommen.
- Leistungszeitraum: EU-Rechnungen brauchen das Datum oder den Zeitraum der Leistung, wenn es vom Rechnungsdatum abweicht. Schreib es in den Betreff oder die Bemerkungen.
- BIC/SWIFT: buezli.app druckt deine IBAN in der Fusszeile. Wer ausserhalb des SEPA-Raums zahlt, zum Beispiel in den USA, braucht auch deinen BIC, schreib ihn in die Bemerkungen.
Währung
Du kannst ausländischer Kundschaft in ihrer Währung Rechnungen stellen. buezli.app unterstützt CHF, EUR und USD pro Kunde und pro Rechnung. Weist eine Rechnung in Fremdwährung Mehrwertsteuer aus, musst du die Steuer für die Abrechnung in die Landeswährung umrechnen: in Deutschland zum monatlichen Durchschnittskurs des Bundesfinanzministeriums (§ 16 Abs. 6 UStG), in der Schweiz zum Monatsmittelkurs der ESTV oder zum Tageskurs. Reverse-Charge-Rechnungen weisen keine Steuer aus, das betrifft also vor allem Inlandsrechnungen in Fremdwährung.
Checkliste für eine Rechnung ins Ausland
Grenzen dieses Artikels
Das sind allgemeine Informationen zu Dienstleistungen zwischen Unternehmen, keine Steuerberatung. Leistungen an Privatpersonen, Waren, Veranstaltungen, Grundstücke und digitale Leistungen an Privatkunden folgen anderen Regeln. Kläre deinen Fall mit deiner Steuerberaterin, deiner Treuhänderin oder dem Finanzamt.
Quellen
Erläuterungen der EU-Kommission zur Rechnungsstellung, § 87 AO, § 14a UStG, BMF-Schreiben vom 17. September 2025, § 18a UStG, § 16 UStG, Unternehmensserviceportal Österreich, MWST-Info 06 der ESTV, Fremdwährungskurse der ESTV.