Anzahlungsrechnung und Abschlagsrechnung: so wirst du vor Projektende bezahlt

Ein Projekt über zehn Wochen, das erst am Ende bezahlt wird, heisst: Du finanzierst zehn Wochen Arbeit für deine Kundschaft vor. Ein Teil des Geldes im Voraus löst das, und es zeigt dir früh, ob die Kundin es ernst meint.

Dafür gibt es drei übliche Wege:

Daneben gibt es die Teilrechnung: Sie rechnet einen Teil des Auftrags ab, der einen eigenen Preis hat und fertig ist, zum Beispiel «Phase 1: Konzept».

Dieser Artikel zeigt eine Anzahlung von Anfang bis Ende, mit Ansichten aus buezli.app und Beispieldaten: Ein Webstudio baut für ein Café einen Onlineshop für 10'000 € plus 19 % MwSt. und verlangt 30 % im Voraus. Abschlagsrechnungen und Pauschalen folgen am Schluss.

Am Anfang steht eine angenommene Offerte

Eine Anzahlung ergibt nur für einen vereinbarten Auftrag Sinn. Schreib Preis und Anzahlung in die Offerte (das Angebot) oder den Vertrag, zum Beispiel: «30 % bei Auftragserteilung, Rest bei Abnahme». Im Beispiel hat das Café die Offerte über ihren Online-Link angenommen, Preis und Umfang sind also festgehalten.

Die Anzahlungsrechnung

Eine Anzahlungsrechnung ist eine normale Rechnung mit einer Position. Mach klar, worum es geht:

• nenn sie Anzahlung und verweise auf die Offerte oder den Vertrag;
• beschreib die Leistung und wann sie geplant ist;
• weise den Betrag, den Steuersatz und die Steuer darauf aus.

Im Beispiel heisst die Position «30 % Anzahlung für Offerte 2026012 (Onlineshop für das Café), Umsetzung September–Oktober 2026»: 3000 € plus 570 € MwSt., zusammen 3570 €.

buezli.app hat keinen eigenen Rechnungstyp für Anzahlungen. Du schreibst sie wie jede andere Rechnung und bekommst damit auch eine normale Rechnungsnummer, ein PDF, einen Online-Link und die Zahlungserfassung.

Wann die Mehrwertsteuer auf eine Anzahlung fällig wird

Bei Dienstleistungen wird eine Anzahlung meist versteuert, wenn sie bezahlt ist, nicht erst bei Projektende:

• Deutschland: Die Steuer entsteht mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem du das Geld erhältst (§ 13 Abs. 1 Nr. 1a Satz 4 UStG). Das gilt auch, wenn du sonst nach vereinbarten Entgelten versteuerst.
• Österreich: ebenso mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Anzahlung eingeht (§ 19 Abs. 2 Z 1 lit. a UStG).
• Schweiz: Vorauszahlungen werden mit der Vereinnahmung steuerbar, auch wenn du nach vereinbarten Entgelten abrechnest (Art. 40 MWSTG).

Bezahlt das Café die Anzahlung im September, gehören die 570 € in die Abrechnung für September, obwohl der Shop erst im Oktober online geht.

Die Schlussrechnung zieht die Anzahlung ab

Ist die Arbeit fertig, rechnet die Schlussrechnung den ganzen Auftrag ab und zieht ab, was schon in Rechnung gestellt wurde:

In der Schweiz mit 8,1 % MwSt. sähe das so aus: ganzer Auftrag 10'000.00 CHF plus 810.00 CHF, abzüglich Anzahlung 3'000.00 CHF plus 243.00 CHF, noch zu bezahlen 7'000.00 CHF plus 567.00 CHF, also 7'567.00 CHF.

Entscheidend ist die Steuer. Weist die Schlussrechnung 1900 € MwSt. auf den ganzen Preis aus, ohne die 570 € aus der Anzahlungsrechnung abzuziehen, hast du 570 € zu viel Steuer ausgewiesen. In Deutschland schuldest du diesen Betrag dann zusätzlich (§ 14c UStG), bis du die Rechnung berichtigst, und die Kundin darf nur die Steuer auf den Restbetrag abziehen. Österreich (§ 11 Abs. 12 UStG) und die Schweiz (Art. 27 MWSTG) kennen dieselbe Folge.

In buezli.app entsteht die Schlussrechnung aus der Offerte: «Rechnungsentwurf erstellen» übernimmt alle Positionen. Dann fügst du eine Position mit negativem Betrag hinzu, «Abzüglich Anzahlungsrechnung 2026031 vom 03.09.2026», zu −3000 € und mit demselben Steuersatz. buezli.app berechnet die Steuer auf den Rest. Schreib den Nettobetrag und die Steuer der Anzahlung in diese Position, wie im Beispiel, damit beides auf der Schlussrechnung steht.

Teilzahlungen auf die Schlussrechnung

Nicht jede Kundin bezahlt den Rest auf einmal. Im Beispiel hat das Café 4000 € von 8330 € überwiesen. buezli.app erfasst jede Zahlung einzeln und zeigt den offenen Betrag, damit das nächste PDF und die Online-Rechnung den richtigen Betrag nennen.

Abschlagsrechnungen bei Arbeit nach Aufwand

Eine Anzahlung passt zu einem Festpreis. Rechnest du nach Stunden ab, brauchst du keine: Stell stattdessen jeden Monat die bereits geleisteten Stunden in Rechnung. Die Ansicht «Nicht abgerechnete Leistungen» in buezli.app listet jede verrechenbare Stunde, die noch auf keiner Rechnung steht. Wie daraus eine Rechnung wird, zeigt unser Artikel zu abrechenbaren Stunden.

Monatliche Pauschalen für laufende Arbeit

Eine Pauschale ist keine Anzahlung. Sie bezahlt laufende Arbeit oder Verfügbarkeit, zum Beispiel den Support einer Website, und später wird nichts davon abgezogen. In buezli.app richtest du sie einmal als wiederkehrende Rechnung ein: Betrag, Kunde und Rhythmus. An jedem Termin entsteht eine neue Rechnung, die du prüfen und verschicken kannst.

Checkliste für Anzahlungen

• Offerte oder Vertrag nennen die Anzahlung und wann sie fällig ist
• Die Anzahlungsrechnung ist als Anzahlung bezeichnet und verweist auf die Offerte
• Sie beschreibt die Leistung und wann sie geplant ist
• Sie weist Nettobetrag, Steuersatz und Steuer der Anzahlung aus
• Die Steuer der Anzahlung steht in der Abrechnung für den Zeitraum, in dem sie bezahlt wurde
• Die Schlussrechnung führt den ganzen Auftrag auf
• Die Schlussrechnung zieht die Anzahlung mit Nettobetrag und Steuer ab
• Der Restbetrag entspricht Gesamtbetrag minus Anzahlung
• Teilzahlungen sind erfasst, damit der offene Betrag stimmt

Grenzen dieses Artikels

Das sind allgemeine Informationen, keine Steuerberatung. Anzahlungen auf Waren, Bauleistungen, abgesagte Projekte und zurückbezahlte Anzahlungen können anderen Regeln folgen. Kläre deinen Fall mit deiner Steuerberaterin, deiner Treuhänderin oder dem Finanzamt.

Quellen

§ 13 UStG, § 14 UStG und Abschnitt 14.8 UStAE, § 14c UStG, § 19 UStG Österreich und § 11 UStG Österreich, Art. 27 und 40 MWSTG.