Offerten und Rechnungen
Rechnungen und Versand
Rechnungen verbinden Kundendaten, Leistungen, Steuern, Zahlungsfrist, Versand und Zahlungshistorie in einem Dokument.
Rechnung erstellen
Wähle Kunde, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum, Betreff, Steuer, Währung und Sprache. Du kannst einen fehlenden Kunden direkt im Editor erstellen. Ein gespeicherter Entwurf erhält bereits Rechnungsnummer, Zahlungsreferenz und – bei vollständigen Schweizer Zahlungsangaben – den QR-Zahlteil.
- Logo, Absender, Standardwährung, Steuer, Zahlungsfrist und Notizen kommen aus den Rechnungseinstellungen. Prüfe die übernommenen Werte vor dem Zustellen.
- Der Steuersatz der Rechnung ist der Standard für jede Position. Lass den Positionssatz leer, um ihn zu übernehmen, oder trage für diese Position einen anderen Satz ein – auch 0 %. Rabatt und Steuer werden je exakter Satzgruppe einmal gerundet.
- Ändere Kundendaten bei Bedarf direkt von einer Rechnung oder Offerte aus.
- Duplizieren erstellt einen neuen, unabhängigen Entwurf aus einer bestehenden Rechnung.
- Beschreibungen und Notizen unterstützen einfaches Markdown: **fetten Text**, *kursiven Text*, Aufzählungen mit - oder 1. sowie [benannte Links](https://example.com). Eingefügte Webadressen werden automatisch verlinkt.
PDF, E-Mail und Kundenlink
Öffne die öffentliche Vorschau, drucke oder lade das PDF, kopiere den sicheren Link oder sende die Rechnung direkt an ausgewählte Kontakte. PDF und QR-Zahlteil funktionieren auch im Entwurf. Beim direkten Versand oder manuellen Markieren als versendet bleiben die verwendeten Kunden- und Absenderangaben bei der Rechnung, auch wenn du den Kunden oder deine Firmendaten später änderst. Die Rechnung bleibt für Korrekturen bearbeitbar.
- Versandnachrichten und Öffnungen erscheinen in der Dokumenthistorie.
- Ein Entwurf folgt den aktuellen Kunden- und Absenderangaben des Arbeitsbereichs. Beim Versand oder sobald die Rechnung erstmals vollständig bezahlt ist, werden diese Angaben bei der Rechnung gespeichert. Mit «Bearbeiten» neben dem Absenderblock korrigierst du ihren gespeicherten Absendernamen, ihre Adresse, E-Mail, Telefonnummer oder MWST-Nummer. Die Änderung wirkt sich nicht auf die Standards des Arbeitsbereichs oder andere Dokumente aus.
- Kundenansicht, PDF und E-Mail-Vorlage folgen der Sprache der Rechnung.
Status und offene Beträge
Vor dem Versand bleibt eine Rechnung ein Entwurf; nach erfolgreichem Versand lautet ihr Status «Versendet». Fälligkeit, Zahlungen und Stornierung aktualisieren den Status danach weiter. Teilzahlungen reduzieren den offenen Betrag und bleiben einzeln in der Historie sichtbar.
- Nutze «Offen» für ausstehende Forderungen und «Alle Rechnungen», um Rechnungsbetrag, Zahlungen und Restbetrag zu vergleichen. Die Jahresgrafik zeigt ihre Entwicklung über die Monate.
- Nur Rechnungsentwürfe können gelöscht werden.
- Aus einer Rechnung kannst du eine wiederkehrende Vorlage mit denselben Grunddaten erstellen.